适合企业的NAS网络存储服务器

群晖企业网盘如何帮助公司解决文件管理难题?

2024年04月25日 | 解决方案

群晖企业网盘就像是公司的超级文件管家,能够帮助企业轻松应对文件管理难题。它提供了方便快捷的文件存储、共享和管理功能,让团队成员之间的合作变得更加高效。更重要的是,群晖企业网盘拥有安全可靠的数据保护机制,确保企业重要资料不会丢失或泄露。简而言之,它为公司提供了一站式的文件管理解决方案,让工作更轻松、更顺畅。

企业管理文件数据的痛点

企业在不规范文件数据存储管理时,可能面临以下痛点:

1. 混乱的文件管理: 文件存储分散在多个地方,导致查找困难,浪费时间和资源。

2. 数据丢失和损坏: 没有统一的备份策略和数据恢复机制,文件容易丢失或损坏,影响业务正常运作。

3. 安全隐患: 文件存储在各种终端设备或个人电脑上,容易遭受未经授权的访问、盗窃或病毒攻击,造成数据泄露和安全风险。

4. 效率低下: 缺乏统一的管理平台和权限控制,员工无法快速共享、编辑和更新文件,导致工作效率低下。

5. 合规性问题: 没有合规的文件存储和管理制度,可能违反相关法律法规,面临法律责任和罚款风险。

群晖Drive 文件管理解决方案

群晖Drive是一款强大的文件管理工具,它能够帮助企业轻松解决文件管理难题。通过它,团队成员可以方便地共享、存储和管理文件,提升工作效率。而且,群晖Drive提供了安全可靠的数据存储,保护企业重要信息不受损失。简而言之,它就像是一个智能的文件管家,为企业提供了一站式的文件管理解决方案。

没IT就「凑合」,U盘、硬盘变为固定资产

现在还是有不少中小企业使用U盘、移动硬盘与员工,与客户来传输重要文件,或是大容量文件。

这类企业数据存储痛点就是没有行之有效的存储工具。谁都不想加完班到家打包出差行李后,才想起来落在公司没带回家的硬盘,而出差要做的报告最终稿就在这个硬盘里。

解决这种尴尬处境的需求就是「数据同步」,从而满足文件存取的时效性和信息对等。

时效上,比如在线传输大容量文件,也会遇到传输错误,导致频频重新上传的情况。而借助群晖企业网盘方案,在电脑上安装群晖Drive客户端,就能设定电脑与群晖NAS间的文件同步任务,即可选择双向也可以选择单向,根据业务流程需求设置即可。

如设置单向同步,比较适合团队、项目协同文件,大家把自己负责的项目文件实时同步到群晖NAS上,这样其他成员就能实时浏览该文件,掌握项目情况。出差或是异地办公,也可以很方便的及时整合团队文件。

信息对等上,以往员工的文件分布在各个地方,很容易在群聊或是多封邮件中遗漏重要文件,或是同一个文件误删重要版本。而通过在员工电脑上设置Drive同步任务,设定集中的同步目的地,即可以解决文件散乱问题,并实时同步最新版本。

无法协作,传统文件服务器亟待新旧更替

一些相对有条件的中小企业,前期会购买传统文件服务器来集中管理公司文件,但是遇到在线办公、异地出差,就很难发挥作用了。而随着硬件设备的老化,数据也有安全隐患。如要再购买办公工具,文件存放又会散乱,所以只能边用着老的服务器,边借助免费的第三方协作工具。

这类企业的痛点是寻找存储和协同的整合方案,如果员工需要经常出差,团队不在一起,一个工作文件往往需要来回编辑传输5,6遍,效率被拉低,还容易导致修改错误。

通过群晖Office,即可多人在线一起编辑文件,文件类型包括:文档、表格和幻灯片,并且群晖Office与群晖Drive整合在一起,整合了统一入口,通过Drive网页端即可进行在线协作。

但是,在线协作也会遇到常见的几个问题,比如:历史版本、与Microsoft兼容。

首先,群晖Office支持保留所有被识别到的修改,也就是每个编辑过的员工所留下的历史版本,都会被保留,员工可以直观的看到谁在什么时间留下的修改版本,只要点击这个记录,就可以恢复。

而与Microsoft的兼容,员工可以把电脑的Word、Excel、PowerPoint上传到群晖Office上,转换为群晖的Office格式即可在线编辑,而编辑完成后也可以下载为Microsoft对应格式到电脑本地。

那么同样是有实体硬件,如果硬件老化,数据是否还会存在安全问题?相比传统的文件服务器,群晖还提供容灾保护方案,尤其针对勒索病毒,可以为数据提供第二层保护。由于传统服务器缺少有效的容灾备份方案,数据很容易在遭受攻击后彻底丢失。通过群晖,就可以为数据建立快照保护,或是将群晖NAS进行整机备份到第二台NAS、云端或硬盘。为不同数据源提供文件级、系统级保护。

分享数据靠网盘,层级权限无保障

相比上面两种情况,使用网盘也是很多小型公司,甚至中型公司的选择。不过也存在客户、供应商等使用网盘传输文件,而员工也不得不使用网盘来接收和下载。

很多企业把网盘只用来传输分享热数据,并不会把公司所有文件,尤其重要文件存放在网盘上,但是文件分享要怎么保障安全?网盘上原有数据要怎么办?

这类企业的痛点就是数据安全,虽然网盘可以为文件分享链接设定密码,但有了链接和密码,所有人都可以下载,一是安全问题,二也不符合公司的层级权限管理。

首先,怎样安全分享文件,群晖企业网盘方案中,通过Drive,对于想要分享的文件,可以生成一个分享链接。对于内部人员,可以设定不同的访问权限,例如:预览、编辑、审阅、管理等权限,而对于外部人员,也可以对文件设定访问密码、有效期,并且可以设定是否禁止复制和下载。

而网盘数据如何寻找安全的地方保存,群晖还能实现同步网盘数据,不用手动下载迁移,只需设定好同步任务,即可在群晖NAS和网盘间实时同步文件。

作为企业网盘一体机方案,群晖即可以实现文件同步,也能提供在线协作,并且为分享文件提供更全面的安全保障,丰富的功能性还可为数据提供容灾方案,为预算有限的中小企业,搭建数据中心。

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