适合企业的NAS网络存储服务器

成功案例:群晖NAS为教育行业带来卓越存储与协作体验

2024年01月18日 | 成功案例

在数字化转型的浪潮中,教育行业寻求更智能、高效的解决方案。群晖NAS作为一款卓越的网络存储设备,为学校和教育机构提供了理想的解决方案。其高性能、可靠的存储能力不仅支持教育资源的集中管理,同时通过共享和协作功能,促进教育者之间的信息互通。群晖NAS在保障数据安全的同时,为教育行业带来数字化管理、远程教学和创新教学方法的新时代,助力学生和教育者共同迈向数字化未来。

组织背景

某教育科技公司,创立于 1999 年 1 月 8 日。总部位于北京,并在上海、广州、 成都、沈阳、南京等20 余个城市设立分、子公司。2009 年 10 月,该公司成为中国创业板首批上市企业之一,于深交所发行上市。

秉承”用科技和人文改变教育”的使命,利用科技手段打通校内校外、线上线下、国内国外的学习场景,最终实现”激发·成就亿万青少年”的宏伟愿景。公司业务以大语文教育、新高考服务及智慧教育为核心,致力于提供面向 C 端的个性化学习/升学服务以及面向 B 端的公平而有质量的智慧教育服务和教育信息化服务。

面对的挑战

该公司专注于中小学语文学科辅导,创始团队主要毕业于北京大学、北京师范大学等重点院校的中文系,其创始人窦昕是《思泉语文课程体系》的主编,在语文学科辅导领域拥有较高的知名度。”由于是教育类公司,为了防止核心数据的泄露丢失,权限管理就显得尤为重要。目前公司的课程产品线众多,眼下的当务之急是每条产品线的教研组仅能看到本组的教研材料,总控中心则需要统一管控所有材料,并且分配文件的查阅权限,” 中文未来研发部经理曾先生说道。

公司主要针对 K12 教育暨 9 年制义务教育的阶段,公司的课程种类繁多,有线下精英班、普通班,也有线上课程。每条课程产品线的教研组,都会生产大量 Word 文档的师生课本与教材、PDF 格式的习题册、 PPT 格式的教纲,另外还有教学视频和课程游戏等。随着课程项目的逐渐发展,教研材料增长飞快,所有教学材料四散在不同教研组的员工电脑上,缺乏统一存取文件的资料库。

由于不同产品线的教研组都是独立运行,在总部不同产品线的组和组之间共享教研材料,使用的还是传统的 U 盘,不仅非常不便而且容易因为勒索病毒、 U 盘遗落等问题造成数据丢失。另外当总部需要和其他分部的产品线共享教学素材,更是难上加难。因为是核心的教学材料,通过公有云分享不仅有隐私泄露的风险,还要考虑上传、下载速度等诸多问题。

解决方案

一体化系统落地 文档分权管理

困扰公司的权限难题,群晖提供了针对性的解决方案,首先在机房部署了两台机架式存储服务器 SA3600 ,一台用来做公司所有教研组的教材资料保存、共享。第一步是解决权限问题,为了实现仅能访问本组的教研材料,先在 Synology File Station 文件夹中依据不同产品线的教研组,分别创建对应的共享文件夹,对没有权限的用户隐藏文件夹和文件。然后在控制面板中新建用户群组,分配共享文件夹的访问权限。总部则划分所有文件夹统一管理的权限,方便总部调阅分享文件。下一步为员工批量创建帐号,将员工帐号添加至产品线对应的群组中,就无需在每个帐号中设置访问权限,简单易用并且为 IT 管理员节约了大量的时间。由于现在只应用在了总部的教研部门,未来应用到全公司,也可以直接在群组上添加修改文件或套件的访问权限,后续调整也非常便捷。

校园云盘 让教育资源存取、共享更智能

除权限之外,群晖为公司解决了长久困扰教研组人员的存储和共享难题,更是让曾先生赞不绝口,他说到:”原本存储文件都是用传统的 U 盘方式进行拷贝,有了群晖的 Drive 企业云盘的助力,在所有员工电脑中批量安装 Drive 客户端后,就可以将四散在教研人员电脑中的课件、习题等材料,同步到各自所属产品线的团队文件夹里,集中存储在 NAS  中。在异地分公司办公的同事 ,则通过网页端上传所有教研材料构建校园云盘,真正实现所有教学材料统一存储、集中管控,让公司的核心数据尽在掌握。当总部需要和异地的分部同事间共享文件时, Drive 中能够直接一键共享文件非常便捷。”

实现了集中存储和轻松共享,如何让教研人员们便捷访问,原本也是IT 担忧的问题,好在群晖轻松地解决了 IT 的疑虑。公司总部教研组的电脑多为苹果电脑,通过 SMB/AFP 映射文件夹,访问 NAS 的体验像访问本地硬盘一样,相较以前用 U 盘拷贝再访问,顺畅了许多。另外老师需要合作编写教案、习题的时候,群晖 Synology Office 协同办公就发挥了作用,多位教研组人员能够同时编辑同一份的 Word、Excel 或 PPT 文档。如果是已经编写完成的微软文档,群晖也有一键转换功能,在网页端转成 Synology Office 格式的文件后,也能继续使用协同编辑功能。由于教材、习题每年都需要更新, Drive 自带的 32 个历史版本也方便老师查阅过往的版本进行比对。面对众多的教研文件,全局搜索则可以迅速为组员定位到所需文件,使用起来得心应手。

协助数据互联互通 切实教研材料数据安全

随着公司的数据从分散演变成集中化模式,数据丢失的风险也进一步提高了,更容易成为攻击者关注的焦点。所以为了保障数据安全,另一台 SA3600 (以下称作 “B”)就作为备份服务器使用。通过 Drive ShareSync 把核心 NAS 中的数据实时同步到 B 中,确保教研材料在两台 NAS 中分别存储,一旦核心 NAS 发生故障,组员能够从 B 中直接读取教研材料,不影响公司业务的正常开展。另外为了保护数据安全,公司还通过 Synology Hyper Backup 备份套件,将核心 NAS  整机备份到 B 中。群晖内置了多款备份软件,选择 Hyper Backup 的原因是,其不仅可以备份 NAS 中的数据,还可以将 NAS 中设置的文件夹权限、安装的应用程序等一并进行备份,非常适合目前的数据保护策略。一旦核心 NAS 因为故障、勒索病毒等意外情况无法正常工作,就可以将 NAS 进行还原,无需重新设定繁复的权限以及重新安装套件,不仅节约 IT 部署的时间,同时为公司实现数据双保险,为重要信息加上多一层防护。

成果

公司研发部经理曾先生说道:“部署了群晖一体化设备后,我们实现了集中存储和权限管理、实时同步、数据备份等多种功能。做到了把各个教研组的教研素材进行统一存储管理,为各教研组分配仅能访问自己部门文件的访问权限,并且方便了员工之间的数据互通共享。当同一教研组的员工需要进行线上讨论修改教材时, Synology Office 协同办公功能让工作效率显著提高。还有多样化的同步和备份功能,可以很好的帮我们做到 NAS 与 NAS 之间的数据同步和备份,做好病毒防范工作。群晖针对公司现状提供的解决方案,对员工来说解决了办公问题,对 IT 来说解决了权限管理问题,对部门领导来说解决了核心数据安全问题,并且操作界面简单,大家的反响都非常好。第一阶段目前只应用在了总部的教研组,下一阶段会在总部及分公司中,进行更大规模的部署和应用。”

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